Emissão de Nota Fiscal: Regras e Exemplos

Quem deve emitir?

Todos os estabelecimentos, incluindo produtores rurais cadastrados no ICMS, devem emitir Nota Fiscal sempre que houver circulação de mercadorias ou bens, mesmo que não saiam fisicamente do estabelecimento de quem as transfere.

A Nota Fiscal deve ser emitida também quando mercadorias ou bens entram no estabelecimento, seja de forma real ou simbólica.

Exemplos práticos:

• Se uma mercadoria retorna ao estabelecimento porque não foi entregue ao destinatário.

• Caso de remessa feita para venda fora do estabelecimento e depois retorna.

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) acompanha as mercadorias até o estabelecimento emitente.

Numeração das Notas Fiscais: As Notas Fiscais devem ser numeradas sequencialmente de 000.000.001 a 999.999.999. Ao atingir o número 999.999.999, a numeração recomeça.

A NF-e tem uma numeração sequencial de 1 a 999.999.999, reiniciando após atingir este limite.

Informações Importantes:

• A NF-e é um documento eletrônico que deve ser assinado digitalmente e autorizado pela Secretaria de Estado de Fazenda para garantir sua validade jurídica.

• Quando há não-incidência, isenção, diferimento, suspensão, redução de base de cálculo ou substituição tributária, isso deve ser mencionado na Nota Fiscal com a referência ao dispositivo regulamentar.

Autonomia dos Estados: 

É importante lembrar que os estados têm autonomia para definir suas próprias regras e prazos relacionados à emissão de Notas Fiscais.

Alguns prazos de Validade da Nota Fiscal (observar em cada Estado):

• Até 24 horas do dia seguinte à saída da mercadoria para destinos na mesma localidade ou até 100 km de distância.

• 2 dias para combustíveis (exceto álcool transportado a granel).

• 3 dias para destinos acima de 100 km.

• 60 dias para notas fiscais de demonstração.

Cancelamento da NF-e (observar em cada Estado):

A NF-e pode ser cancelada pelo emitente até 24 horas após a autorização de uso, desde que a mercadoria não tenha circulado. O cancelamento extemporâneo, feito entre 24 e 168 horas, é válido se seguir o procedimento da Superintendência de Arrecadação e Informações Fiscais.

NF-e: A "Fofoqueira da Operação":

A NF-e é conhecida como a "fofoqueira da operação" porque informa tudo o que está acontecendo com o ICMS e o IPI. Ela é uma obrigação acessória desses impostos, então todas as informações relacionadas a eles devem ser detalhadamente informadas na NF-e.

Códigos Utilizados na NF-e:

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Indica a natureza da circulação da mercadoria ou a prestação de serviços.

• CST (Código de Situação Tributária): Identifica a tributação pelo ICMS.

• CEST (Código Especificador da Substituição Tributária): Identifica a mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária.

• CRT (Código de Regime Tributário): Identifica o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real).

Essa explicação detalhada ajuda a entender quando e como emitir Notas Fiscais, como numerá-las corretamente, os prazos de validade, regras de cancelamento, e a importância da NF-e como um instrumento de controle e transparência das operações fiscais.